Без лишних трат
Как оптимизировать расходы на деловые поездки
Бизнес, особенно малый и средний, тратит на деловые поездки все больше. На фоне инфляции растет стоимость транспортных и гостиничных услуг. «Автопилот» на примере сервиса «Яндекс Командировки» изучил, как специализированные В2В-решения могут снизить нагрузку на бюджет компании.
Фото: Яндекс
Фото: Яндекс
Объем рынка делового туризма в России в 2025 году может достигнуть 1,21 трлн рублей, прибавив 15 процентов год к году, прогнозируют в Союзе агентств делового туризма (САД). Бизнес нуждается в новых связях и партнерах, а затраты на организацию поездок увеличиваются.
В САД прогнозируют, что командировки в этом году могут подорожать на 20—25 процентов. И вовсе не из стремления сотрудников повысить класс перелета или категорию объекта размещения — инфляция влияет на тарифы отелей и перевозчиков. Это делает вопрос эффективного управления издержками бизнеса особенно актуальным.
Снижение расходов
Малому бизнесу всегда сложнее искать дополнительные ресурсы в условиях высокой ключевой ставки. А на рынке делового туризма роль небольших игроков остается ведущей. Согласно оценке «Яндекс Командировок», более половины объема деловых поездок в России в денежном выражении — 418 млрд рублей — приходится на микро- и малый бизнес. Крупные компании формируют около 35 процентов.
Фото: Яндекс
Фото: Яндекс
Фото: Яндекс
Бюджеты командировок остаются значительными и без учета прогнозируемого роста. По данным исследования «Яндекс Командировок», российские компании сегодня в среднем выделяют на организацию деловых поездок около 135 тыс. рублей в месяц. У 32 процентов организаций этот показатель не превышает 50 тыс. рублей, у 21 процента — 50—99 тыс. рублей, у 22 процентов — 100—199 тыс. рублей, у 12 процентов — 200—399 тыс. рублей, аналогичную долю занимают компании с бюджетом от 400 тыс. рублей в месяц.
Один из способов оптимизировать расходы — использовать B2B-агрегаторы, которые предлагают специальные условия. Например, при бронировании отелей через «Яндекс Командировки» клиенты не платят 20 процентов НДС, некоторые гостиницы предлагают пользователям сервиса специальные тарифы. При самостоятельном бронировании через разные каналы, отмечают в САД, стоимость размещения в одном отеле может отличаться, а зачастую цена за номер на B2C-площадках может быть выше корпоративной. «Яндекс Командировки» подсчитали, что компании могут экономить до 30 процентов именно благодаря специальным условиям и отсутствию комиссий и абонентской платы за пользование сервисом.
Единое окно
Транспорт и проживание не единственные статьи расходов при организации бизнес-поездок. 75 процентов опрошенных «Яндекс Командировками» компаний закладывают в бюджет суточные сотрудникам, 59 процентов выделяют средства на оплату топлива, 59 — на питание в кафе и ресторанах, 49 — на такси, 41 процент — на городской транспорт. У 40 процентов также есть представительские расходы, у 27 — трансфер в аэропорт или на вокзал, а 12 процентов предусматривают средства на аренду автомобиля с водителем.
Фото: Яндекс
Фото: Яндекс
Фото: Яндекс
Некоторые компании все еще организуют командировки через обычные B2C-сервисы. А по возвращении их сотрудники оформляют документы, прикладывая физические чеки за услуги из поездки. Именно на этом этапе и возникают проблемы: по данным «Яндекс Go» для бизнеса, 68 процентов компаний сталкиваются с ошибками в командировочных документах — часто из-за чеков в неподходящем формате или за услуги, которые не подлежат компенсации. 75 процентов бухгалтеров регулярно теряют время на восстановление утерянных чеков и посадочных талонов. И здесь есть большой потенциал для развития В2В-решений.
Например, «Яндекс Командировки» поддерживают бизнес не только на этапе подготовки к деловой поездке, но и в процессе: с помощью сервиса можно организовывать доставку еды, оплату топлива, аренду каршеринга, заказ такси и другое. Для этого руководителю достаточно установить сотруднику лимиты на определенные сервисы, а после сотрудник самостоятельно распоряжается выделенным бюджетом — например, заказывает такси или доставку еды в отель. Во время поездки не нужно собирать чеки, квитанции, а по возвращении делать отчет — любая оплата с корпоративного счета отражается в системе. Счета и акты придут бухгалтеру, а реестр заказов бухгалтер компании может в любой момент выгрузить в личном кабинете.
Аналитический подход
Комплексные решения для управления командировками — основной путь к снижению затрат. Большой объем деловых поездок всегда создает риски появления множества «непрозрачных» трат, а централизация большинства процессов на одной платформе позволяет видеть общую картину. Так, в личном кабинете «Яндекс Командировок» руководитель видит все о командировках сотрудников: куда они ездят, сколько это стоит компании, как расходуют средства в поездке. Эти данные помогают топ-менеджменту принимать управленческие решения об оптимальном бюджете на командировки, целесообразности поездок и их частоте.
Фото: Яндекс
Фото: Яндекс
Бизнес уже видит целый ряд плюсов в работе с B2B-агрегаторами для организации деловых поездок. Так, по данным исследования «Яндекс Командировок», 26 процентов компаний отметили большое разнообразие предложений билетов, по 25 процентов — удобные гибкие фильтры для подбора вариантов и круглосуточную поддержку, 24 процента — простой процесс регистрации и работы с сервисом, 23 процента — большой выбор вариантов проживания, 22 процента — возврат НДС за билеты и отели, удобное предоставление закрывающих документов и большой выбор билетов и средств размещения в одном месте — по 21 проценту.
Таким образом, использование B2B-решений позволяет компаниям не только снизить расходы на деловые поездки, но и оптимизировать процессы их организации и учета. Это дает бизнесу возможность более эффективно управлять бюджетом на командировки и принимать взвешенные решения на основе аналитики, что в итоге способствует повышению общей эффективности и конкурентоспособности компании.